第4章聯絡人#

使用者可以建立自己的通訊錄，管理自己的人際關係，爲了讓使用者快速建立聯絡人，提供兩種建立方式，一是將郵件中的寄件者、收件者增加為聯絡人，另一個是在左上角的聯絡人中建立，建立後的聯絡人資料在寫信時就可以被搜尋到。

如果使用者是具有共用聯絡人編輯權限，在聯絡人區除了可以建立自己用的聯絡人外，會再多【使用通訊錄群組】項目，在【共用聯絡人】新增群組後，群組中的聯絡人資訊，預設會讓整個網域的使用者都可以共同查看，若只想讓特定使用者可以使用，則可以為每個【共用聯絡人】群組修改【共用聯絡人權限】來限定特定的【使用通訊錄群組】使用。

不論是自己建立或是【共用聯絡人】群組的聯絡人，使用者都可以建立群組，方便尋找及套用。

4-1、自用聯絡人#

2種新增聯絡人的方法：

郵件中的寄件者、收件者加入

圖 26. 新增聯絡人#

在郵件中的寄件者或收件者名稱／Email按一下，會出現幾個選項：寫信、新增聯絡人、加入黑、白名單，這裡的黑、白名單指的是個人的黑、白名單。

按【新增聯絡人】後，會出現一個對話框，輸入聯絡人資訊，按下【建立】即新增成功，也可以先儲存資料，日後再到聯絡人中修改詳細的資料。【歸檔為】的作用可當作名稱之外的暱稱。

Tip

若有共用聯絡人管理權限，「類型」欄位可以選擇共用聯絡人，就能把此帳號新增為共用聯絡人。

圖 27. 新增聯絡人視窗#
從「聯絡人」功能中加入

在左上角按會出現一個新視窗，點選左上角的【新增聯絡人】就會出現和上個方法一樣的新增聯絡人的對話框，選擇類型、選擇群組、輸入聯絡人資訊後，按下【建立】即新增成功。

2種編輯聯絡人的方法：

郵件中的寄件者、收件者編輯

像從郵件中加入聯絡人一樣，點一下使用者名稱或Email。

按【編輯聯絡人】會出現編輯聯絡人畫面，修改好資訊後，按【更新】即修改完成。
從「聯絡人」功能中編輯

圖 28. 編輯聯絡人#

按進點選要編輯的聯絡人，在畫面的右方就會出現此聯絡人的詳細資料，直接修改聯絡人的資料，或新增資料欄位，按下【更新聯絡人】即修改成功。

例如上圖，可在左邊的詳細資料直接加上未填寫的「名字」或「歸檔為」欄位。

刪除聯絡人

按進勾選要刪除的聯絡人（可一次勾選多個），再按即刪除成功。

4-2、建立聯絡人群組#

通訊群組是一群聯絡人的組合，可以按照工作相關的需求建立，例如：工程群組、業務群組、助理群組、客戶群組…等。它提供傳送郵件給特定一組人的簡單方式，而不用一一輸入個別的電子郵件地址，在群組管理中，可輕鬆新增、編輯及刪除通訊群組清單中的名稱、並將它傳送給其他人。

建立新的聯絡人群組

點選聯絡人，再按，會出現新的對話框，輸入群組名稱及挑選群組成員，在挑選成員時，可以在搜尋框中輸入特定文字，以縮小搜尋範圍，例如，輸入”a”，則它會把郵件帳號或是名稱中有a 的，先篩選出來，讓使用者選取，選擇完畢後，按下【建立】即可。

圖 29. 新增群組#

已建立的新群組。左邊會顯示群組名稱，右邊為成員資料。

圖 30. 新群組#
編輯聯絡人群組

選擇要修改的群組，按【編輯群組】就可以對這個群組的名稱、成員進行編輯。編輯時會出現跟新增群組成員一樣的對話框，使用者可以在這裡重新選擇聯絡人成員。
刪除聯絡人群組

點選要刪除的聯絡人群組，再按即刪除成功。
寫信時如何加入聯絡人群組

使用聯絡人群組為收件人時，要按或進入聯絡人選擇畫面選取群組，再點選要加入收信人、副本或密件副本，該群組的成員就會填入指定欄位。

圖 31. 選擇群組#

4-3、建立聯絡人目錄#

建立新的聯絡人目錄

聯絡人目錄是一群聯絡人的組合，可以按照工作相關的需求建立，例如：業務部、工程部、管理部、生產部等，方便使用者分類聯絡人。它不像聯絡人群組，選取就能將所有成員加入收件者，而是提供一個分類聯絡人的方法。

圖 32. 新目錄#

點選聯絡人，再按會出現新增目錄視窗。輸入目錄名稱及挑選成員，在挑選成員時，可以在搜尋框中輸入特定文字，以縮小搜尋範圍，例如，輸入”a”，則它會把郵件帳號或是名稱中有 a 的，先篩選出來，讓使用者選取，選擇完畢後，按下【建立】即可。

Note

設定目錄時，可選的項目皆來自「我的聯絡人」。當聯絡人被分類到其他目錄，就不會顯示在「我的聯絡人」目錄內。

已建立的新目錄。左邊會顯示目錄名稱，中間為目錄成員，右邊為成員資料。

圖 33. 新目錄#
編輯目錄

選擇要修改的目錄，按就可以對這個目錄的名稱、成員進行編輯。編輯時會出現跟新增目錄一樣的對話框，使用者可以在這裡重新選擇成員。
刪除目錄

點選要刪除的目錄，按，再輸入密碼，即可刪除成功。
移動目錄成員

若要將聯絡人移動到其他現有目錄，先選擇要移動的聯絡人，然後按，點選目標目錄後就會移動過去了。

4-4、共用聯絡人管理#

郵件伺服器支援共用聯絡人的功能，只要有一個人管理整個網域的通訊錄，時時更新，更新後的資料，所有的人都可以在NewWebmail或是 Outlook的通訊錄中查詢到，不需要個人建立自己的通訊錄。

Note

Outlook通訊錄同步，需要事先安裝Connector，下載位置在 5-14、下載區

對於被郵件伺服器管理者賦予共用聯絡人管理的帳號，登入後，在聯絡人部分，會多了【使用通訊錄群組】的選項，且可在【共用聯絡人】內新增、編輯、刪除聯絡人和設定共用聯絡人群組。沒有共用聯絡人管理權限的帳號只能查看，無法編輯、刪除任何資訊。

想讓其他使用者查看到【共用聯絡人】群組，要先新增【共用聯絡人】群組和【使用通訊錄群組】，再點選綁定，讓【使用通訊錄群組】可以查看指定的【共用聯絡人】群組。

新增共用聯絡人

Note

初次使用時，共用聯絡人會是空的，可使用將本機上的帳號匯入到共用聯絡人，再新增共用聯絡人群組。

在主選單的聯絡人下，選擇【共用聯絡人】群組，在其工具列中，點選【新增聯絡人】，按照一般方式新增單筆聯絡人。
編輯共用聯絡人

對於已經建立好的共用聯絡人，它的編輯方式跟編輯自用聯絡人一樣，點選要編輯的共用聯絡人，在畫面的右方就會出現此共用聯絡人的詳細資料，直接修改聯絡人的資料，或新增資料欄位，按下【更新聯絡人】即修改成功。
刪除共用聯絡人

選要刪除的聯絡人（可一次勾選多個），再按即刪除成功。

4-5-1、共用聯絡人群組#

當共用聯絡人有了聯絡人後，管理者就能建立共用聯絡人群組，讓其他使用者可以查看到這些聯絡人。共用聯絡人群組的建立方式和自用聯絡人群組一樣，只是它可選擇的成員是來自於共用聯絡人。

建立新的聯絡人目錄

先點選【共用聯絡人】，再按會出現新的對話框，輸入群組名稱及挑選群組成員，在挑選成員時，可以在搜尋框中輸入特定文字，以縮小搜尋範圍，例如，輸入”a”，則它會把郵件帳號或是名稱中有 a 的，先篩選出來，讓使用者選取，選擇完畢後，按下【建立】即可。

圖 34. 新目錄#

建立好的目錄狀態如下圖

圖 35. 新目錄#
編輯目錄

選擇要修改的目錄，按就可以對這個目錄的名稱、成員進行編輯。編輯時會出現跟新增目錄一樣的對話框，使用者可以在這裡重新選擇成員。
刪除目錄

點選要刪除的目錄，按，再輸入密碼，即可刪除成功。
綁定使用通訊錄

當共用聯絡人群組建立完成後，還需要 4-5-2、使用通訊錄群組的設定，才能讓其他使用者查看到這些聯絡人。管理者要先選擇共用聯絡人群組，然後點選來綁定使用通訊錄群組和共用聯絡人，讓這個使用通訊錄群組的成員可以查看到指定的共用聯絡人。下圖表示指定的共用聯絡人群組只能被「user」這個使用通訊錄群組的成員查看到。

若共用聯絡人群組不綁定使用通訊錄群組，則該共用聯絡人群組可以被所有使用通訊錄的使用者查看到。

圖 36. 綁定使用通訊錄#